Der Aufbau einer Bestands- und Betriebsdokumentation in Verbindung mit dem Datenmanagement ist die Grundlage eines nachhaltigen, wirtschaftlichen und rechtssicheren Gebäudebetrieb. Zur Realisierung einer rechtlichen Inbetriebnahme/Übernahme von Immobilien muss der Betreiber eine strukturierte Dokumentationsrichtlinie auf Basis der DIN 276 verwenden. Gesetzlich und nach anerkannten Regeln der Technik geforderten Dokumente z.B. Inbetriebnahmeprotokoll, Prüfbuch, etc., sind in dieser Richtlinie in strukturierter Form aufzuführen. Der Aufbau der Dokumentation muss kontinuierlich während der Bauphase erfolgen und ist neben der funktionstechnischen Prüfung der TGA ein wesentlicher Bestandteil zur Inbetriebnahme eines nachhaltigen, rechtssicheren und betriebswirksamen Gebäudes. Mit dem kontinuierlichen Aufbau eines Daten- und Dokumentenmanagement kann der Inbetriebnahme- und Übergabeprozess besser geplant und somit entzerrt werden. Aufgrund der Daten- und Dokumentationslage kann im Vorfeld der Übernahme des Gebäudes ein Standard-Gebäudebetrieb erarbeitet und mit Übernahme des Gebäudes eingeführt werden.