Qualitativ hochwertig veredelte Daten sind die Grundlage, um Ausschreibungen von Gewerken als auch FM-Ausschreibungen vergabesicher auszuschreiben und für den Aufbau eines wirtschaftlichen und rechtssicheren Gebäudebetriebs zu nutzen. 

Aus der Instandhaltungsstrategie sind die zu übertragenden Leistungen an den externen Dienstleister als auch die erforderlichen Datensätze der jeweiligen Anlagen abzuleiten. Je nach Strategie müssen Datensätze zur Anlage, deren Baugruppen und Komponenten vorliegen. Zur eindeutigen Festlegung des Leistungsumfanges haben sich in Ausschreibungen TGA-Arbeitskarten bewährt. Diese beinhalten neben den zu erbringenden Leistungen aus Verordnungen und Regelwerken auch Tätigkeiten aus den Vorgaben der Instandhaltungsstrategie und dem Gebäudebetriebskonzept.

Mit Festlegung von Service Levels, Verfügbarkeit von technischen Anlagen und unter Berücksichtigung gesetzlicher Verordnungen und Regelwerken können Leistungen mit TGA-Arbeitskarten exakt ausgeschrieben, an externe Dienstleister rechtssicher übertragen und im laufenden Instandhaltungsprozess wie z.B. Überwachung und Abrechnung der Leistungen eingebunden werden.